Acht vragen over event-veiligheid aan Ronald Lowijs en Clemens Mesker

Op 1 en 2 oktober hield VNPF-lid de Oosterpoort (Groningen) een interne tweedaagse cursus over event-veiligheid. Ronald Lowijs, hoofd productie de Oosterpoort & de Stadsschouwburg en Clemens Mesker (workshopgever), stellen we daarom een aantal vragen. Wie weet valt er iets van op te steken!

Wat was er allemaal te doen tijdens die tweedaagse en voor wie?
Ronald: de eerste dag begon met een plenair gedeelte voor het hele bedrijf. Je hebt het dan over zo’n 150 medewerkers, inclusief de medewerkers in de flex-schil. Onze directeur Nynke Stellingsma opende in de ochtend met de centrale boodschap dat het voor de organisatie van belang is om actief bezig te zijn met event-veiligheid.

Hierop volgden lezingen door calamiteitenpsycholoog Erica Kinkel over de mogelijke reacties van groepen mensen in crisissituaties en een algemene inleiding op het thema event-veiligheid door Frank Wijnveld, adviseur van Event Safety Instituut. In de middag hadden we voor elke afdeling op maat gemaakte workshops georganiseerd:

• Systematische risicoanalyse en briefing voor de afdeling Productie. Programmeurs zaten hierbij vanwege hun inzichten op en informatie over die ze kunnen geven over het gecontracteerde gezelschap of band, de inschatting van het type publiek en het te verwachten aantal bezoekers.
• Risico herkenning (profiling) voor alle medewerkers die werken met en tussen het publiek. De Floor Managers, Huismeesters, Technici, Barmedewerkers, Kaartcontroleurs en Medewerkers van Ticketing & service.
• Inzichten en kennis vergaren over de taken en verantwoordelijkheden in de rol van locatieverantwoordelijke voor de afdelingshoofden en de twee directieleden tijdens een event of een festival.
• Het bedrijfsbureau heeft met Clemens Mesker, advocaat van Stadhouders Advocaten, een workshop gevolgd over juridisch risicomanagement bij evenementen.

Clemens, waar ging je workshop over?
‘Zonder risico’s kun je niet leven’, hoor je vaak. Dat geldt ook als je evenementen organiseert. Als er iets misgaat, is er snel de vraag: ‘wie gaat de schade betalen?’ Als organisatie moet je rekening houden met heel veel aspecten: je vergunningen en zorgplichten, dekking van je verzekeringen, contractbeheer. Waar te beginnen?

Juridisch risicomanagement
Juridisch risicomanagement is het antwoord. Ik heb voor de Oosterpoort een model ontwikkeld om al deze aspecten te toetsen. In deel 1 van de workshop hebben we in drie stappen de risico’s in de organisatie geïnventariseerd, gekwalificeerd en oplossingen bedacht. In deel 2 hebben we samen het beheer van de contracten (verhuur, tickets, algemene voorwaarden, huisregels) doorgenomen.

Wat was het belangrijkst dat je wilde meegeven?
Clemens: uit de workshop rolden heel concrete actiepunten voort. Juridisch risico management werkt daarmee preventief. Het geeft duidelijkheid en rust (en voorkomt zo conflicten). Voor mijzelf was het inzicht dat je in een korte workshop van drie uur samen snel tot de kern van de zaak kunt komen en naar de oplossingen kan kijken.

Ronald, wat was er de tweede dag te doen?
’s Ochtends zijn de Floormanagers en de Productieleiders bij elkaar gaan zitten en is er onder leiding van Frank Wijnveld (ESI) gekeken naar de noodzakelijke samenwerking op het terrein van event-veiligheid vanuit ieders specifieke verantwoordelijkheid. Een verhelderende sessie waarin de behoefte en noodzaak duidelijk werd om intensiever met elkaar samen te werken. In de middag zijn er simulatieoefeningen gedaan om de opgedane kennis en vaardigheden te toetsen in praktijksituaties.

Waarom hebben jullie dit georganiseerd?
De doelstelling voor deze tweedaagse was het versterken en verbreden van de functioneel noodzakelijke kennis en vaardigheden en bewustwording ten aanzien van de event-veiligheidsaspecten. We hebben dit gedaan door een combinatie van een gezamenlijk programma aan te bieden voor het hele bedrijf en een verdieping per functie met een specifieke aandacht op de onderlinge samenwerken.

Welke lessen hebben jullie geleerd? Wat gaat al goed en wat kan beter?
We hebben als organisatie collectief in de spiegel gekeken als het gaat om event-veiligheid. Veel dingen gaan goed en een belangrijke conclusie is dat we nog veel situaties inschatten op gevoel en ervaring. We willen als organisatie onze professionaliteit op dit terrein verruimen. Dat betekent dat we inschattingen op gevoel beter willen leren onderbouwen op basis van een juiste analyse, op basis van feiten, beargumenteerde keuzes en snelle professionele herkenning van mogelijke risico’s.

Het echte werk moet nog beginnen. Hoe nu verder?
Per afdeling verzamelen we de ontwikkeldoelen die uit de tweedaagse zijn voortgekomen. Deze worden geprioriteerd. Vanuit een projectgroep wordt de samenhang van de diverse acties gecoördineerd. Dit betekent bijvoorbeeld het maken van een integraal opleidingsplan ten aanzien van event-veiligheid, of het begeleiden van de procedures ten aanzien van de BHV- en noodplannen.

Mogen collega’s contact met jullie opnemen voor vragen?
Ronald en Clemens in koor: maar natuurlijk! Clemens: Volgens ons zijn de opgedane ervaringen interessant voor zowel podia als festivals. Ronald: Even bellen of mailen mag altijd, als mensen ook zoiets willen organiseren.

Ronald Lowijs (r.lowijs@opsb.groningen.nl) of Clemens Mesker (mesker@stadhouders.nl). Bij Ronald kun je ook het blokkenschema opvragen van de tweedaagse.