Algemene voorwaarden ter hand stellen, hoe zit dat?

Algemene voorwaarden, dat is een behoorlijk saai onderwerp. Toch zijn ze belangrijk op het moment dat er een geschil ontstaat.

Zie hier de Algemene bezoekersvoorwaarden van de VNPF.

Belangrijk is dat de wederpartij kennis kan nemen van de algemene voorwaarden. Heeft de wederpartij geen kennis kunnen nemen, dan kan hij de voorwaarden vernietigen en gelden ze niet. Hoe moet je de voorwaarden ter beschikking stellen?

Hoofdregel: ter hand stellen
De wet schrijft voor dat je de algemene voorwaarden aan de wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ‘ter hand moet stellen’. Dat betekent dat je de algemene voorwaarden feitelijk geeft aan de ander.

Uitzondering 1: bekendheid
Is de wederpartij al bekend met de algemene voorwaarden? Dan hoef je de algemene voorwaarden niet meer ter hand te stellen.

Uitzondering 2: terhandstelling niet mogelijk
Is het niet mogelijk om de algemene voorwaarden tijdig ter hand te stellen? Bericht de wederpartij dan dat de algemene voorwaarden bij jouw organisatie ter inzage liggen. Of dat ze te verkrijgen zijn bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank. Daarnaast moet je ook aangeven dat je de algemene voorwaarden op verzoek toestuurt.

Uitzondering 3: overeenkomst komt elektronisch tot stand
Komt de overeenkomst elektronisch tot stand? Bijvoorbeeld via de website of via e-mail. Dan mag je de algemene voorwaarden ook via elektronische weg aanbieden. De wederpartij moet van de algemene voorwaarden eenvoudig kunnen kennisnemen en de voorwaarden moeten kunnen worden opgeslagen (voor latere kennisneming). Dit doe je bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden toe te zenden per e-mail of door publicatie op de website (te bereiken via een duidelijke hyperlink).

Uitzondering 4: uitdrukkelijke instemming wederpartij
Komt de overeenkomst niet elektronisch tot stand? In dat geval mag je ook de algemene voorwaarden via elektronische weg aanbieden, als de wederpartij hiermee uitdrukkelijk instemt.

Uitzondering 5: dienstverrichters
Voor een dienstverrichter in de zin van de Europese Dienstenrichtlijn, gelden aanvullende mogelijkheden om de voorwaarden te verstrekken. Een dienstverrichter kan bijvoorbeeld ook volstaan met het publiceren van de algemene voorwaarden op zijn website. Diensten volgens de Dienstenrichtlijn zijn bijvoorbeeld faciliteitenbeheer, personeelswerving, juridisch of fiscaal advies, de vastgoedsector, de bouwsector, de distributiehandel en de toeristensector.

En, hoe zit het bij jullie?
Hoe stelt jullie organisatie de algemene voorwaarden ter beschikking? Controleer dit en pas de werkwijze zo nodig aan. Zo voorkom je dat de voorwaarden kunnen worden vernietigd omdat de wederpartij geen kennis heeft kunnen nemen.