Anoniem melden van vermoedens van misstanden: de verplichting is in zicht

• Zie hier eerdere berichtgeving over klokkenluiders regeling.

Fatou Tevette, adviseur sociale veiligheid en integriteit bij het CAOP, reflecteert op het conceptbesluit en de bijbehorende toelichting.

De voorgestelde wijzigingen geven specifiek een verdere uitwerking aan artikel 2, lid 2, sub e en f van de Wbk. Op grond van sub e wordt in het conceptbesluit uitgewerkt bij welke onafhankelijke functionaris(sen) een vermoeden van misstand anoniem kan worden gemeld en welke functionarissen opvolging kunnen geven aan die melding. Op grond van sub f wordt uitgewerkt op welke wijze het vermoeden van een misstand anoniem kan worden gemeld. In de internetconsultatie is beschreven welke eisen zijn voorgesteld.

‘Momenteel zijn deze verplichtingen voor werkgevers nog niet in werking getreden’, geeft Tevette aan, ‘maar nu de internetconsultatie loopt, is de verplichting voor werkgevers om een anonieme melding van een vermoeden van een misstand in ontvangst te nemen weer een stap dichterbij gekomen. De verwachting is dat deskundigen en partijen uit het veld, zoals de werknemers- en werkgeversverenigingen, nog suggesties doen om het conceptbesluit aan te scherpen.’

Minimale eisen meldwijze

Tevette denkt dat de inhoud van het conceptbesluit werkgevers op onderdelen zeker tevreden zal stemmen: ‘Het valt op dat het conceptbesluit slechts minimale eisen stelt aan de manier waarop een vermoeden van misstand anoniem moet kunnen worden gemeld. Er is alleen bepaald dat in de meldprocedure moet worden vastgelegd dat in geval van een anonieme melding de functionaris die deze melding ontvangt “voor zover mogelijk afspraken maakt met de melder over de wijze waarop de melder benaderd wil worden gedurende het vervolg van de meldprocedure”.’

‘De anonieme meldwijze moet natuurlijk voldoen aan de eisen uit het conceptbesluit, maar voor het overige staat het de werkgever vrij om de meldwijze voor anonieme meldingen zelf te bepalen en in te richten. Hiermee wordt afgeweken van de verplichting om een melding schriftelijk, mondeling via de telefoon of, op verzoek van de melder, met een gesprek op locatie te ontvangen. Naar verwachting is dit een opluchting voor veel werkgevers, omdat dit betekent dat de komende verplichtingen niet direct hoeven te leiden tot een grote toename van de bestuurlijke lasten.’

Werkgevers die intern geen meldingen willen ‘mislopen’ doen er goed aan om de interne meldprocedure voor zowel werknemers als andere melders zo praktisch, veilig en duidelijk mogelijk in te richten’

Eisen zien alleen op werknemers

‘Het conceptbesluit richt zich alleen op werknemers’, gaat Tevette verder. ‘Dat is logisch, omdat de verplichtingen voor werkgevers met betrekking tot de interne meldprocedure op grond van artikel 2 Wbk ook alleen gelden voor werknemers. Deze gelden niet voor andere wettelijke melders, zoals zelfstandigen, aandeelhouders, bestuurders, leden van de raad van toezicht, leveranciers et cetera. Een werkgever kan de interne meldprocedure ruimer openstellen, ook voor andere wettelijke melders, maar dat hoeft dus niet. In de praktijk ontstaan er mede hierdoor soms onduidelijkheden voor melders die geen werknemer zijn, als er een andere meldprocedure is ingericht. Het zou daardoor kunnen dat deze andere melders sneller geneigd zijn om extern een melding van een vermoeden van een misstand doen. Werkgevers die intern geen meldingen willen ‘mislopen’ doen er goed aan om de interne meldprocedure voor zowel werknemers als andere melders zo praktisch, veilig en duidelijk mogelijk in te richten.’

Anoniem of vertrouwelijk?

Tevette benoemt ook een andere kwetsbaarheid: ‘In de voorgestelde wijzigingen van de internetconsultatie klinkt door hoe moeilijk het in de praktijk kan zijn om anoniem bedoelde meldingen daadwerkelijk anoniem te houden. Er wordt namelijk bij de opvolging van anonieme meldingen al rekening gehouden met het gegeven dat bij de opvolging de anonimiteit niet altijd te waarborgen zal zijn. Ook lijkt er rekening mee te worden gehouden dat anonieme meldingen uiteindelijke vertrouwelijke meldingen worden.’

‘Verder blijkt uit de toelichting dat werkgevers worden aangeraden om in de meldprocedure op te nemen dat bij het vasthouden aan de anonimiteit een melding uiteindelijk mogelijk niet opgevolgd of niet volledig onderzocht kan worden. Dat is een goed advies, want het is de weerbarstige realiteit waar zowel werkgevers als werknemers en andere melders rekening mee moeten houden. Deze realiteit wringt echter wel, vooral als je kijkt naar de omschrijving van ‘anonieme gegevens’, zoals vermeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daar staat namelijk dat er alleen sprake is van anonimiteit als het niet of niet meer mogelijk is om personen te identificeren, mede rekening houdend met de huidige of toekomstige technische ontwikkelingen. Er lijkt met betrekking tot het anoniem melden uit te worden gegaan van een wat lossere definitie van anonimiteit.’

Hoe dit straks na inwerkintreding zich verder ontwikkelt, zal uiteraard nog moeten blijken. ‘Het conceptbesluit geeft weer hoe complex het regelen van het anoniem melden is. Het is afwachten welke suggesties ter verbetering er eventueel nog komen op het voorliggende besluit en hoe daarmee wordt omgegaan.’