Attendeer medewerkers tijdig op vervallen vakantiedagen

Voor medewerkers die aantoonbaar niet in staat zijn geweest hun vakantie op te nemen – bijvoorbeeld vanwege ziekte – geldt deze vervaltermijn niet.

Naast de wettelijke vakantiedagen kunnen in arbeidsovereenkomsten ook bovenwettelijke vakantiedagen zijn afgesproken. Voor deze dagen geldt geen vervaltermijn, maar een verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw.

Actieve informatieplicht werkgever

Uit Europese jurisprudentie (het zogeheten Max-Planck-arrest) volgt dat vakantiedagen alleen mogen vervallen of verjaren als de werkgever:

1. de werknemer duidelijk en actief informeert over het (dreigende) verval, én
2. de werknemer daadwerkelijk de gelegenheid biedt om de dagen op te nemen.

Als een werkgever dit nalaat, blijven de vakantiedagen bestaan en kunnen zij bij uitdiensttreding alsnog worden uitbetaald. Het is daarom belangrijk dat medewerkers niet pas kort voor de vervaldatum worden geïnformeerd, maar ruim op tijd – bij voorkeur enkele maanden tot een half jaar vooraf.

Praktische aandachtspunten

Het bespreken van openstaande vakantiedagen kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van reguliere voortgangs- of jaargesprekken. Daarbij kan worden gekeken hoeveel dagen nog openstaan, wanneer deze vervallen en hoe opname praktisch kan worden gepland. Naast mondelinge toelichting is het raadzaam medewerkers ook schriftelijk te informeren, zodat aantoonbaar is voldaan aan de informatieplicht.

Verlofstuwmeren voorkomen

Voor organisaties kan het ongewenst zijn wanneer vakantiedagen zich opstapelen. Grote verlofstuwmeren brengen financiële risico’s met zich mee, omdat niet-opgenomen verlof als verplichting op de balans blijft staan. Juridisch afdwingen dat medewerkers vakantie “moeten” opnemen is beperkt mogelijk, maar het wegnemen van praktische belemmeringen helpt wel. Denk aan tijdige planning, duidelijke communicatie en het stimuleren van opname gedurende het jaar.

Vakantie en verlof volgens de cao Nederlandse Poppodia en -Festivals (in hoofdlijnen)

Voor organisaties die onder de werkingssfeer van de cao Nederlandse Poppodia en -Festivals vallen, gelden de wettelijke regels voor vakantie als uitgangspunt, aangevuld met cao-afspraken die zijn toegesneden op de praktijk van poppodia en festivals.

Opbouw vakantiedagen

• Medewerkers bouwen jaarlijks wettelijke vakantiedagen op conform de wet: vier keer de wekelijkse arbeidsduur.
• Daarnaast voorziet de cao in bovenwettelijke vakantiedagen, bovenop het wettelijke minimum.

Verval en verjaring

• Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd, tenzij de medewerker aantoonbaar niet in staat is geweest deze op te nemen (bijvoorbeeld door ziekte).
• Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een langere verjaringstermijn.

Opname van vakantie

• Vakantie wordt in overleg tussen werkgever en werknemer gepland, met oog voor zowel de bedrijfsvoering als het herstel en welzijn van de medewerker.

• De cao onderstreept het belang van daadwerkelijke opname van vakantie en niet alleen het opsparen ervan.

Rol van de werkgever

• De werkgever heeft een actieve verantwoordelijkheid om het opnemen van vakantie mogelijk te maken en medewerkers tijdig te informeren over hun vakantiesaldo.
• In de praktijk betekent dit ook dat werkgevers alert moeten zijn op het ontstaan van verlofstuwmeren en hierover het gesprek aangaan met medewerkers.

Afwijkingen en maatwerk

• De cao biedt ruimte voor maatwerk, passend bij de aard van het werk (zoals onregelmatige werktijden en piekbelasting), mits binnen de wettelijke kaders en in overleg met medewerkers of medezeggenschap.