De Werkkostenregeling (WKR) in 2025: wat verandert er en waar moet op gelet worden?

3 juli 2025

Werkgevers die in 2025 hun medewerkers iets extra’s willen bieden—zoals een kerstpakket, sportabonnement, thuiswerkvoorziening of personeelsfeest—kunnen daarvoor gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR).

Deze regeling biedt fiscaal ruimte om vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan te bieden, zolang voldaan wordt aan bepaalde voorwaarden. De regels zijn echter strikt. Wie de vrije ruimte overschrijdt, loopt het risico op een forse eindheffing van 80%. Bakertilly zet de belangrijkste aandachtspunten en wijzigingen voor 2025 op een rij en geeft tips om grip te houden op de WKR-positie.

Wat is de WKR?

De werkkostenregeling stelt werkgevers in staat om vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers onbelast aan te bieden. Dit kan wanneer die vergoedingen vallen onder:

Gerichte vrijstellingen (zoals reiskosten of arbovoorzieningen)
Nihilwaarderingen (zoals werkkleding of voorzieningen op de werkplek)
Vergoedingen buiten het loonbegrip

Voor overige vergoedingen is er de zogenoemde vrije ruimte, een percentage van de fiscale loonsom. Binnen deze vrije ruimte kunnen werkgevers vergoedingen belastingvrij geven, zolang deze voldoen aan het zogeheten gebruikelijkheidscriterium. Vergoedingen die als ongebruikelijk worden aangemerkt, gelden als loon en zijn belast.

Vrije ruimte en eindheffing

Zolang het totaal van vergoedingen binnen de vrije ruimte blijft, zijn deze onbelast. Zodra de grens wordt overschreden, is 80% eindheffing verschuldigd over het bedrag boven de vrije ruimte. Dit kan een aanzienlijk kostenpost worden, zeker als de WKR-administratie niet actueel wordt bijgehouden. Bovendien kunnen bij overschrijding ook correcties en boetes van de Belastingdienst volgen.

Wijzigingen in 2025

In 2025 wijzigt het percentage van de vrije ruimte opnieuw. De afgelopen jaren vonden meerdere aanpassingen plaats:

2023: tijdelijke verhoging naar 3% i.v.m. inflatie
2024: verlaging naar 1,92%
2025: verhoging naar 2,00% van de fiscale loonsom tot €400.000

Voor werkgevers betekent dit iets meer ruimte om onbelaste extra’s te bieden, maar het blijft belangrijk om zorgvuldig bij te houden wat, wanneer en aan wie vergoed wordt.

Veelgemaakte fouten

Bij de toepassing van de WKR worden regelmatig fouten gemaakt, zoals:

Vergoedingen onterecht onderbrengen in de vrije ruimte (bijvoorbeeld gezamenlijke lunches)
Ontbrekende documentatie of onderbouwing
Geen tussentijdse monitoring van de vrije ruimte
Onvoldoende gebruikmaken van gerichte vrijstellingen
Zonder structureel inzicht in de WKR-positie is de kans groot dat de ruimte ongemerkt wordt overschreden.

Praktische tips voor goed gebruik van de WKR

De WKR kan strategisch worden ingezet om medewerkers op een fiscaal vriendelijke manier extra’s te bieden. Bakertilly adviseert organisaties onder andere om:

Jaarlijks vooraf een WKR-budget op te stellen
Vergoedingen te categoriseren: binnen of buiten de vrije ruimte
Regelmatig tussentijdse controles uit te voeren
De vrije ruimte te benutten voor onder andere:
Kerstpakketten
Sportabonnementen
Bedrijfsfeesten buiten de werkplek
Vitaliteitsbudgetten

Ook een medewerkerstevredenheidsonderzoek kan inzicht geven in wat werknemers echt waarderen. Door bijvoorbeeld in te zetten op vitaliteit, scholing of duurzaamheid kan de WKR niet alleen fiscaal efficiënt, maar ook strategisch waardevol worden ingezet.