Uiteraard gaat het tijdens de evacuatie van een festivalterrein altijd als eerste om de veiligheid. Om deze voor iedereen te waarborgen, is het noodzakelijk te weten wie er op je terrein aanwezig is. Daarom is het zo belangrijk vooraf goed in contact te staan met de mensen met een beperking die naar jouw festival willen komen. Inter had afgelopen jaar bij Rock Werchter 650 vooraanmeldingen en bediende uiteindelijk 600 mensen tijdens het grootse muziekfestival in België. Middels een korte vragenlijst is geïnventariseerd welke behoeften er waren vanuit de doelgroep. Daarnaast kan er vanuit gegaan worden dat lang niet iedereen met een beperking vooraf iets laat weten (en dus een aanvraagformulier invult). Inter schat in dat slechts ⅓ zich kenbaar maakt wat wil zeggen dat er minimaal zo’n 800/900 gebruikers waren op Rock Werchter. Denk voor de opmaak van je evacuatieplannen daarom specifiek na per doelgroep hoe zij tijdens een calamiteit veilig weg kunnen komen.
Greenevents.nl
Een veilig festival voor iedereen, ook tijdens calamiteiten
10 april 2024
Je organiseert je evenement voor iedereen zo veilig mogelijk. Er gelden vanuit verschillende organisaties strikte eisen aan het aantal bezoekers per m2, je evacuatieplannen worden gescreend door professionals en de nooduitgangen moeten ten alle tijden goed bereikbaar zijn.
Maar hoe zit het met de toegankelijkheid van je evenement tijdens een calamiteit? Hoe garandeer je dat je bezoekers met een beperking ook veilig naar buiten kunnen? Tijdens de Industry Meeting van Onbeperkt Feest begin februari was dit het onderwerp. Gastspreekster Jelle De Smedt, stafmedewerker events bij Inter, nam onze koplopers mee in hoe zij op festivals werken aan de veiligheid voor mensen met een beperking.
Vier tips bij het toegankelijk maken van jouw evacuatieplannen
Tip 1: De planning is essentieel
Bij het plannen van je festival kies je bij voorkeur een toegankelijk terrein. Maar niet altijd kun je dit van tevoren zo uitkiezen en ben je gebonden aan de (on)mogelijkheden van jouw locatie. Inter geeft aan dat je zult moeten nadenken over de keten van toegankelijkheid op je evenement. Een keten is zo sterk als de zwakste schakel. Is een onderdeel ontoegankelijk, dan valt de keten uiteen en sluit je mensen uit. Denk hierbij dus altijd aan de organisatie van a tot z en doordenk deze onderdelen goed:
- Bereikbaarheid → een doordacht mobiliteitsplan, hoe komen mensen met en zonder een beperking bij jou festival? Hoe is het openbaar vervoer geregeld? Hoe komen ze er ook weer veilig weg?
- Parkeren → zijn er voorbestemde parkeerplekken beschikbaar? Wat is de afstand tot de ingang en zijn deze volledig toegankelijk? Is de Kiss&Ride ook toegankelijk?
- Ingang en kassa’s → Maak je een alternatieve ingang voor een rustigere in- en uitstroom? Verlaag je de kassa’s / automaten?
- Toegankelijke circulatie → kan iemand met een beperking op elke locatie komen? Hoe komt hij/zij van en naar een locatie? m.a.w. hoe zet je je terrein zo bruikbaar mogelijk in?
- Zichtbaarheid → Gebruik je zowel woord, beeld als geluid voor de uitingen van je communicatie op je terrein? Wat als iemand niet kan horen, kan hij/zij dan wel zien/lezen wat jij wilt vertellen?
- Sanitair → Zijn je toegankelijke toiletten goed bereikbaar? Kloppen je pictogrammen? Wat als er iemand met een beperking op het toilet zit tijdens een calamiteit, hoe bereik je iemand dan?
Tip 2: Zet in op toegankelijke calamiteiten-communicatie
Communicatie is een belangrijk onderdeel tijdens een calamiteit. Uiteraard doe je dit vooral goed en gestructureerd tijdens een calamiteit, maar er zijn meer momenten waarop je mensen met een beperking kunt informeren over hun veiligheid zodat iedereen goed voorbereid is.
Communicatie vooraf
- Zorg voor gerichte communicatie naar de doelgroep waarvoor je inspanningen levert. Laat op de website duidelijk zien dat jij ook aan mensen met een beperking denkt. In dit artikel van een vorige Industry Meeting van Onbeperkt Feest lees je er meer over.
- Wees bereikbaar middels een speciaal e-mailadres en telefoonnummer en werk waar mogelijk met voor-inschrijvingen zodat jij in contact kunt komen en behoeften in kaart kunt brengen.
- Geef op een online plattegrond van je festival aan welke vluchtroutes er zijn en welke wel / niet toegankelijk zijn.
Communicatie ter plaatse:
- Zorg dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de toegankelijkheid faciliteiten en hierover kunnen informeren.
- Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt (assistent, infopunt).
- Bepaal vooraf wie instaat voor assistentie/evacuatie en geef hen duidelijke instructies.
- Zorg dat medewerkers die meer weten over de toegankelijkheid duidelijk herkenbaar zijn.
- Duidelijk grondplan (ook opnemen in de eventuele app), met vermelding van alle (toegankelijke) nooduitgangen.
- Duidelijke bewegwijzering oftewel wayfinding.
- Gebruik pictogrammen/universele symbolen.
- Gesproken communicatie moet ook ergens te lezen zijn (lichtkrant, website, app), zeker bij een calamiteit.
Tip 3: Wees kritisch op je Festival Evacuatieplan
De evacuatieplannen worden in een vroeg stadium gemaakt, je vergunning hangt ermee samen en je denkt, samen met experts, na over de veiligste manier van evacuatie tijdens een calamiteit. Weinig veiligheidsregels houden rekening met de aanwezigheid van bezoekers met een beperking. Het aantal mensen dat je per vierkante meter op je terrein mag hebben, bevat niet iemand die in een rolstoel zit. Ga hierover in gesprek met je gemeente en/of locatiebeheerder. Onderzoek samen wat je kunt doen om hiervoor richtlijnen te ontwikkelen.
Als organisator geef jij heldere informatie en opties voor een veilige uitstroom tijdens een calamiteit. De keuze is uiteindelijk aan de bezoeker zelf waar en hoe hij/zij het terrein verlaat. Dit geldt ook voor mensen met een beperking. Soms kan het i.v.m. veiligheid voor zowel mensen met als zonder beperking beter zijn even te wachten om een bepaalde groep te laten vertrekken tot de mensenmassa geweest is (dit kan ook gelden bij het einde van een festival, zonder calamiteit). Zorg dan altijd voor een heldere en vriendelijke uitleg.
Tip 4: Denk doelgroepgericht