Fiets van het werk aanbieden laagdrempeliger

Gedeeltelijk fiets van het werk, gedeeltelijk eigen vervoer

Het komt relatief veel voor dat een werknemer deels met de fiets van de zaak, deels met eigen vervoer naar het werk komt: bijvoorbeeld 3 dagen per week met de fiets en de andere 2 dagen met de eigen auto of het openbaar vervoer. In zulke gevallen biedt de werkgever vaak een (vaste) reiskostenvergoeding aan voor de reizen met het privévervoermiddel. Op dit moment is de maximaal onbelaste reiskostenvergoeding € 0,21 per kilometer.

Bewijslast geeft veel gedoe

Voor de reiskostenvergoeding geldt op dit moment dat de werkgever moet kunnen aantonen hoe de werknemer naar de werkplek reist. Dat is administratief veel werk als iemand een privévervoermiddel én een fiets van de zaak gebruikt. Veel gedoe dus om deze bewijslast te leveren.

Minder fietsen van het werk

Het gevolg van het administratieve gedoe is dat veel werkgevers ervoor kiezen geen fiets van de zaak aan te bieden. En dat is jammer, want de overheid wil het gebruik van de fiets in woon-werkverkeer juist stimuleren. Wat gaat er nu veranderen?

Individuele afspraken over eigen vervoer

De bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding wordt op de volgende manier vereenvoudigd: werkgever en werknemer mogen afspraken met elkaar maken over hoeveel dagen per week de werknemer met de fiets van de zaak naar de werkplek reist en hoeveel dagen met eigen vervoer. Op basis hiervan wordt de vaste reiskostenvergoeding vastgesteld.

Natuurlijk moeten deze afspraken in redelijke mate aansluiten bij de realiteit en de situatie van de medewerker. Maar de afspraak vervalt niet meteen als een werknemer er incidenteel vanaf wijkt.

Fietsregeling

Op deze manier kan de werkgever de werknemer eenvoudiger laten profiteren van de aantrekkelijke voorwaarden van de fietsregeling. Onder die regeling geldt: voor een bijtelling van slechts 7% (over de adviesprijs van de fiets) mag een werknemer die fiets van het werk zowel zakelijk als privé gebruiken. De fietsregeling was al populair, maar zal waarschijnlijk door deze administratieve vereenvoudiging verder in populariteit toenemen.

Financieel aantrekkelijke regelingen voor zakelijk fietsen

Hoewel het zogenaamde fietsplan officieel niet meer bestaat, zijn er sinds 1 januari 2020 er nieuwe regelingen om de fiets als zakelijk vervoermiddel te stimuleren. Daarmee is het nog aantrekkelijker geworden om je werknemers een fiets van het werk aan te bieden (of om als zzp’er te kiezen voor een zakelijke fiets). Hoe werkt het en welke constructies zijn er mogelijk?

Fietsplan: geen officiële regeling, wel interessant

De term ‘fietsplan’ bestaat eigenlijk niet meer. Voor 1 januari 2015 was dit een regeling vanuit de overheid, maar die is vervallen. Maar fietsen wordt vanuit de overheid nog steeds gestimuleerd. Het is een schoon en gezond vervoermiddel. Daarmee is het helemaal in lijn met de klimaatdoelen die we met zijn allen stellen.

Het is alleen de vraag hoe je als werkgever de (financiële) opties gaat doorvertalen naar je personeel in oplossingen. Hoe ziet jouw fietsplan anno 2022 eruit? Er zijn in hoofdlijnen drie manieren om de fiets als zakelijk vervoermiddel te promoten. . Bekijk hieronder welke regeling het beste onderdeel kan uitmaken van jouw fietsplan. In het kort:

1. Fiets van de zaak
2. Werkkostenregeling
3. Kilometervergoeding

1. Fiets van de zaak.

Het is sinds 1 januari 2020 eenvoudiger geworden om je medewerkers een fiets van de zaak aan te bieden. Het mag ook een e-bike of een speed-pedelec zijn. Het is een lease-fietsregeling die je als ondernemer (of als zzp’er) ook mag benutten. De fiets of e-bike van de zaak is populair bij zowel werknemers als ondernemers.

Hoe het werkt – In principe betaalt de werkgever alle kosten voor de fiets: de aanschaf, het onderhoud en eventuele reparaties. Je mag er ook voor kiezen om een eigen bijdrage te vragen van je werknemers. Als ondernemer profiteer je van aftrek van zowel de aanschaf als alle kosten.

Bijtelling – Je werknemer betaalt de bijtelling voor het privégebruik van zijn fiets. Deze bijtelling wordt opgeteld bij zijn salaris en daarover betaalt hij belasting. Deze vaste bijtelling van 7% betaalt een werknemer over de consumentenprijs van de fiets en de accessoires. Voor een klein bedragje per maand mag je werknemer de fiets dus ook privé gebruiken. En: je hoeft je medewerker met een fiets van het werk mogelijk geen reiskostenvergoeding meer te geven, omdat ze (veel) minder reiskosten maken.
Je kunt er als werkgever ook voor kiezen om de bijtelling te vergoeden via de Werkkostenregeling.

Rekenvoorbeeld bijtelling – Een werknemer leaset een fiets met een adviesprijs van € 2500. 7% van 2500 = € 175. Dat betekent € 175 bijtelling per jaar. Hierover betaalt je werknemer belasting. Voor iemand met een loon van € 68.507 is dat 37,10%. Dat komt neer op 37,10% van 175 = € 64,93 per jaar. De fiets kost dan aan bijtelling per maand 64,93 / 12 = € 5,41.

2. Fiets via de werkkostenregeling (WKR)

De Werkkostenregeling is een regeling om onbelaste vergoedingen aan je werknemers te geven. Je kunt de WKR gebruiken voor allerlei zaken voor je personeel, maar ook voor een fietsplan voor je werknemers. Het totale budget van de werkkostenregeling (en dus van je fietsplan) is 1,7% van de eerste € 400.000,- van de totale loonsom en 1,18% van de rest van de loonsom. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Er is geen maximale aanschafwaarde.
Volgens de nieuwe financiële regelingen mag je als werkgever gewone en elektrische fietsen aanbieden als secundaire arbeidsvoorwaarde. De medewerker hoeft geen kilometerregistratie bij te houden.

In 2020 en 2021 gold er een tijdelijk verhoogde vrije ruimte van 3%. Dit was een crisismaatregel in coronatijd. Ondertussen is dit weer teruggedraaid.

Extra mogelijkheden – De situatie zoals hierboven beschreven is een standaard regeling. Misschien is een van de onderstaande mogelijkheden meer van toepassing op jullie organisatie bedrijf en medewerkers:

• Vind je het erg belangrijk dat je medewerkers veel fietsen? Dan kun je er als werkgever voor kiezen om de bijtelling voor je rekening te nemen. Dit kan ook door gebruik te maken van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling. Zo hoeft je werknemer helemaal geen belasting meer te betalen.
• Het is ook mogelijk om je werknemer om een maandelijkse eigen bijdrage te vragen. Dit wordt dan afgetrokken van de bijtelling.

3. Fietskilometervergoeding

Voor zakelijke kilometers met een privévoertuig geldt een standaard onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer. Deze reiskostenvergoeding valt ook onder de WKR, maar omdat deze vergoeding vrijgesteld is, telt ze niet mee voor de vrije ruimte.Je mag er ook voor kiezen om de fietskilometervergoeding als een renteloze lening aan je werknemer aan te bieden. De werknemer kan de lening aflossen met zijn kilometervergoeding.

Welk fietsplan kies jij? – Elke werkgever kan beslissen hoe hij fietsen onder zijn medewerkers wil stimuleren. Feit is dat het er heel wat geld als het ware klaarligt om in een fietsplan voor je personeel te stoppen. De zakelijke fiets is zeker de moeite van het overwegen waard: je investeert in de gezondheid van je personeel (of in je eigen gezondheid als je een zelf een fiets van de zaak neemt) doordat ze meer bewegen, je bezuinigt op vervoerkosten doordat je gebruikmaakt van aantrekkelijke regelingen, je investeert in blije medewerkers en, last but not least, je investeert in een beter milieu.