Governance, functioneren toezicht en bestuur met vernieuwde zelfevaluatiescan

De zelfevaluatiescan voor besturen en raden van toezicht is vernieuwd. De scan helpt het eigen functioneren van bestuur en raad van toezicht scherp te stellen. 

Hoe functioneert het bestuur of raad van toezicht, hoe werken leden met elkaar samen en wat is ieders visie op bijvoorbeeld informatievoorziening? De vragenlijst sluit volledig aan bij de Governance Code Cultuur. De uitkomst van de scan geeft handvatten ter voorbereiding van de hierop volgende evaluatiebijeenkomst.

De scan is een efficiënte, ondersteunende online tool, speciaal ontwikkeld voor de cultuursector. De vragenlijst sluit volledig aan bij de Governance Code Cultuur. Elk lid van jouw bestuur of raad van toezicht vult individueel de vragenlijst in op het moment dat het hem of haar uitkomt. Het resultaat is een groepsrapportage waaruit blijkt welke onderwerpen voor jullie als team relevant zijn. Dat scheelt in de voorbereiding en geeft een gerichte focus voor de bijeenkomst.

De vragen in de Zelfevaluatiescan zijn toegespitst op tien verschillende onderwerpen, namelijk:

• Toezichthoudende rol;
• Adviesrol;
• Werkgeversrol;
• Relatie met stakeholders;
• Samenstelling;
• Cultuur & gedrag;
• Belangenverstrengeling;
• Rol van de voorzitter;
• Proces en organisatie;
• Externe verantwoording en zichtbaarheid.

Hoe werkt de Zelfevaluatiescan?
Je kan je hier aanmelden voor een Zelfevaluatiescan. Daar wordt alle informatie gevraagd die nodig is om de zelfevaluatie goed te laten verlopen. Denk hierbij aan:

• De namen en e-mailadressen van alle leden van je bestuur of raad van toezicht;
• De datum waarop alle deelnemers hun vragenlijsten horen te ontvangen;
• Tot wanneer de deelnemers hebben om hun vragenlijsten in te vullen;
• Wanneer de rapportages naar de deelnemers worden verzonden;
• Informatie van de contactpersoon binnen de organisatie;
• De nodige factuurinformatie.

Ons advies is om de deelnemers vooraf een bericht te sturen, waarin het gebruik van de Zelfevaluatiescan wordt aangekondigd. Zo komt de mail met de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen niet als een verrassing.

C+O houdt bij of alle deelnemers voor de sluitingsdatum van de vragenlijsten hun vragenlijst hebben ingestuurd. Zo niet, dan ontvangen ze een herinneringsmail. Zo zorgt C+O ervoor dat ze een rapportage kunnen leveren waaraan alle deelnemers hebben kunnen bijdragen. Die rapportage vormt een goede basis voor een gesprek over het functioneren van het bestuur of de raad van toezicht. Elke deelnemer krijgt twee rapportages: een algemene, met alle antwoorden, en een persoonlijke, waarin de eigen antwoorden gehighlight zijn. Zo weet je ook lang na het invullen van de vragenlijst nog welk antwoord van jou was.

Omdat een zelfevaluatie van een bestuur of raad van toezicht in de eerste plaats is bedoeld voor een raad of bestuur om te reflecteren op haar eigen functioneren, wordt  deelname van directeuren en directeur-bestuurders aan de vragenlijsten afgeraden.

De vragenlijsten zijn geheel afgestemd op de leden van het bestuur of de raad van toezicht zelf. Er is geen geen aparte vragenlijst voor de directie. Bij een begeleide scan kan C+O wel maatwerk bieden, door bijvoorbeeld de directie apart te interviewen voor het begeleide evaluatiegesprek plaatsvindt, om zo toch de input van de directie mee te kunnen nemen.

Begeleiding bij je zelfevaluatie
Je kunt bij C+O ook kiezen voor een begeleide zelfevaluatie. Hierbij vinden alle bovenstaande online stappen plaats, maar wordt daarnaast een van onze adviseurs gevraagd jullie evaluatiesessie te begeleiden. De adviseur is ingevoerd in governance en brengt de nodige kennis en ervaring mee. Hij of zij helpt de voorzitter bij de voorbereiding van het evaluatiegesprek, en leidt dat gesprek vervolgens. Op deze manier kan ook de voorzitter meedoen in het gesprek. Lees hier meer over begeleide zelfevaluaties en maatwerk.

Kosten (Deze prijzen gelden per evaluatieproces ongeacht het aantal deelnemers).

Aanvullend bij de zelfevaluatie: de checklist governance
Bij een zelfevaluatie is het goed om niet alleen te kijken naar het eigen functioneren, maar ook naar een paar zaken die bij elke organisatie op orde horen te zijn. Om daarbij te helpen, vind je hier de checklist governance.

Praktijkvoorbeelden

• De Zelfevaluatiescan hielp toezichthouders van het Luxor Theater structuur aan te brengen in hun denken.
• Eigen functioneren raad van toezicht op scherp bij Amsterdam Museum dankzij een extern adviseur.

Meer informatie
Heb je vragen over de Zelfevaluatiescan? Neem voor meer informatie contact op met Djoeke Gerding (020 530 59 53 / djoeke@cultuur-ondernemen.nl)