Inflatie en stijgende lasten: twee stappen om de regie te houden

Hogere energieprijzen, stijgende materiaal- en transportkosten, toenemende personeels- en reiskosten: iedereen heeft ermee te maken.

Veel cultuurmakers, culturele organisaties, creatieve ondernemers en kunstenaars breken het hoofd over hoe ze de begroting met alle stijgende kosten nog sluitend kunnen krijgen. Hoe ga je hiermee om? De twee stappen in dit artikel helpen je de regie te houden.

Stap 1: Krijg grip op de cijfers
Hogere kosten en mogelijk ook minder inkomsten: dat heeft invloed op de winst- en verliesrekening en op de liquiditeiten. Des te belangrijker is het om grip te houden op de cijfers. De volgende cyclus helpt hierbij:

1. Werk de administratie bij
   Om vooruit te kijken, moet de basis vanuit het verleden bekend zijn. Zorg ervoor dat de administratie geheel is bijgewerkt.
2. Maak een verwachting voor de rest van het jaar
   Een realistische begroting geeft houvast. Combineer hiervoor de actuele cijfers met verwachte toekomstige opbrengsten en lasten. Zo wordt duidelijk wat het vermoedelijke jaarresultaat is.
3. Zorg voor een nieuwe liquiditeitsprognose
   Uit de nieuwe begroting vloeit een aangepaste liquiditeitsprognose voort. Dit is een planning van inkomsten en uitgaven in de tijd. Debiteuren en crediteuren hanteren een betaaltermijn: dat beïnvloedt de liquiditeitspositie. De aangepaste prognose geeft inzicht in liquiditeitsoverschotten en/of -tekorten, waardoor je hierop in kunt spelen. Het template voor een liquiditeitsbegroting van Qredits, een Nederlandse organisatie voor microfinanciering, kan helpen bij het opstellen van de prognose.
4. Werk met scenario’s
   Het inschatten van de kosten en opbrengsten is ingewikkeld. Het werken met verschillende scenario's is daarom een goed idee. Hoe hoger de kosten of opbrengsten, des te meer impact ze hebben op je resultaat. Neem ook mee hoe ze de liquiditeitspositie beïnvloeden. Want hogere kosten zorgen ook voor hogere uitgaven.
5. Maak hier een terugkerend proces van
   Werk de cijfers liefst iedere maand bij en controleer of de begroting hier nog goed op aansluit. Beoordeel of de prognose voor de rest van het jaar aanpassing nodig heeft, gezien de nieuwe inzichten. Dit vormt meteen een uitstekend startpunt voor een begroting voor het nieuwe boekjaar.

Stap 2: Stuur bij
De realistische jaarbegroting en liquiditeitsprognose laten zien dat actie nodig is. Hoe pak je dat aan? Grofweg zijn er twee opties: kosten verlagen of omzet verhogen. In de voorbeelden hieronder zetten we een aantal mogelijkheden op een rij.

Krijg inzicht in het energieverbruik en onderneem actie.
Voor kostenbesparing is het goed kritisch te kijken naar de energierekening. Zorg voor inzicht in het bestaande verbruik en voor een overzicht van waar die energie met name aan op gaat. Daar kun je vervolgens mee aan de slag. Over de beste aanpak voor energiebesparing, is al veel geschreven. Een greep uit de artikelen:

• Energieleverancier Vattenfall over bespaartips voor de culturele sector.
• Ondernemersplaform De Zaak geeft zeven gouden tips om energie te besparen.
• Cultuur+Ondernemen publiceerde eerder een artikel met duurzame kostenbesparende tips voor cultureel ondernemers.

Denk vanuit de eigen situatie
Algemene tips – zoals uit de vorige alinea – zijn prettig en geven inspiratie. Ga daarnaast ook vooral creatief om met de eigen situatie. Misschien is ruimte (en dus kosten) delen met een ander een optie? Is het door slimme planning mogelijk ruimtes (tijdelijk) ongebruikt te laten en zo kosten te besparen? Is het mogelijk om transport of reizen handig te organiseren, bijvoorbeeld door zaken te combineren? Maak vooral gebruik van elkaars expertise en kennis. Door van elkaar te leren en elkaars beste oplossingen te gebruiken, komen we door deze periode heen.Dit artikel, met meer uitleg over de basisvoorwaarden voor een goede samenwerking, biedt inspiratie voor hoe je samen het beste uit de situatie kunt halen.

Omzet verhogen
Lagere kosten zorgen voor ruimte op de begroting. Ook het vergroten van de omzet geeft lucht. Onderzoek dus ook zeker of daar mogelijkheden voor zijn. Wees wel reëel en kijk naar werkelijk realiseerbare omzet.

Het kan een goed idee zijn de tarieven eens te herzien. Hoe eerlijk is het nog om tegen het oude tarief te blijven werken, terwijl de kosten zo rap stijgen? Onderzoek vooraf wel wat geaccepteerd wordt door opdrachtgevers en/of publiek.
Een goed plan voor een nieuw project kan helpen uiteindelijk meer geld te verdienen. Maar in de voorbereiding zorgt zo’n project vaak juist voor meer kosten, omdat bijvoorbeeld onderzoek nodig is of voor de aanschaf van materiaal. Financiering kan dan een oplossing zijn. Als je verwacht uiteindelijk genoeg te besparen en voldoende inkomsten te genereren om deze investering te betalen, zijn er verschillende mogelijkheden. Raadpleeg de Culturele Financieringswijzer voor een passend advies.

Hoe ziet de toekomst eruit?
De twee stappen in dit artikel zorgen voor meer regie op de bedrijfsvoering. En dat is natuurlijk fijn. Maar het is ook prettig te weten hoe lang deze situatie aanhoudt. En tot wanneer maatregelen nodig zijn.

Voor de context is het goed eerst te kijken naar hoe de huidige situatie is ontstaan. Tijdens de coronapandemie vielen veel industriële productiefaciliteiten stil. De snelle heropleving na de coronacrisis zorgde vervolgens voor een verhoogde vraag naar producten. De prijzen voor olie, gas en andere grondstoffen stegen fors. De oorlog in Oekraïne kwam daar nog bovenop. De sancties tegen Rusland en het stilvallen van leveringen uit Oekraïne versterkte de krapte. Onder andere deze prijsstijgingen zorgden voor hoge inflatie.

Dat is waar de wereld nu staat. Hoe ontwikkelt dit zich verder? Meerdere factoren beïnvloeden de gasprijs – dat zijn zaken waar we zelf geen invloed op hebben. De verwachting is dat de prijzen in 2023 hoog blijven. Daarom stelde het kabinet voor huishoudens een energieplafond in. Wat de overheid doet voor ondernemers en ondernemingen in de culturele en creatieve sector is nu nog onduidelijk. De Taskforce Culturele en Creatieve sector riep het kabinet met een brandbrief op om nu actie te ondernemen: financiële steun voor de culturele sector is hard nodig.

Dat deze omstandigheden cultuurmakers, culturele organisaties, creatieve ondernemers en kunstenaars financieel hard kan raken is inmiddels duidelijk. Een artikel van 3voor12 gaf bijvoorbeeld inzicht van de fors hogere kosten bij poppodia, maar ook andere sectoren merken dit.

Kortom: de hogere kosten blijven naar verwachting voorlopig. Of de culturele en creatieve sector hierin gecompenseerd wordt is nu nog onduidelijk. Afwachten is dus eigenlijk geen optie meer. Maak nu een plan de campagne om de regie te houden.

Cultuur + Ondernemen organiseert 10 november een webinar over grip op de financien.