Ledenvraag: mag je een deadline stellen voor reiskostendeclaraties?

Sommige van onze collega's declareren een reiskostenvergoeding voor de dagen dat zij naar het werk gaan. Mogen wij een vervaltermijn verbinden aan deze declaratie?

Het is mogelijk om een vervaltermijn te verbinden aan een reiskostendeclaratie. Je moet wel goed controleren of een dergelijke regeling niet in strijd is met een eventuele toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Ook de ondernemingsraad moet akkoord gaan met de regeling.

Haalbare vervaltermijn afspreken
Vervolgens neem je de regeling op in de arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst. Als je geen termijn afspreekt, mag de werknemer nog maximaal vijf jaar de reiskosten declareren. Zorg er wel voor dat de vervaltermijn haalbaar is voor de collega’s. Zo oordeelde de rechtbank Limburg in een zaak dat een periode van drie maanden een haalbare termijn was.

Thuiswerken door coronamaatregelen
Je hoefde tot en met 31 december 2021 overigens geen gevolgen te verbinden aan een veranderd reispatroon van de werknemer die veel meer thuiswerkte door de coronamaatregelen. Je mocht tot die datum blijven uitgaan van de feiten waarop de onbelaste vaste reiskostenvergoeding was gebaseerd. Voorwaarde was dat het een vaste reiskostenvergoeding betrof die al vóór 13 maart 2020 door jullie organisatie werd toegekend.

Met ingang van 2022 is de goedkeuring van het onveranderd doorlopen van de vaste reiskostenvergoeding bij thuiswerk komen te vervallen.