Recht op kopie personeelsdossier onder AVG

Een werknemer vordert bij de rechter in het kader van op te starten mediation alle stukken in zijn personeelsdossier, omdat hij daar volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) recht op heeft. De werkgever weigert de stukken te geven, omdat de werknemer deze stukken al heeft dan wel bekend hiermee is. Wat zegt Rechtbank Den Haag?

Het uitgangspunt van de AVG is het transparantiebeginsel: iedereen moet in de gelegenheid zijn om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren.

Betrokkenen hebben dan ook recht op inzage en op een kopie van de persoonsgegevens zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan de rechten en vrijheden van anderen.

Verzochte informatie moet in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek worden verstrekt.

Uitzonderingen
Artikel 41 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) noemt een paar uitzonderingen waarin het recht op inzage valt te weigeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om bescherming van de openbare veiligheid of de onafhankelijkheid van de rechter.

Al bekend of verstrekt
De werkgever voert aan dat de stukken waarvan de werknemer nu een kopie vraagt al eerder aan hem zijn verstrekt of dat hij met de gegevens die daarin staan bekend is of moet zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens omtrent zijn ziekteverzuim en ziekteverloop. Dit behoort echter niet tot de uitzonderingen genoemd in artikel 41.

Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken.

Administratieve kosten
Verder is in de AVG vastgelegd dat voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekeningen mogen worden gebracht dan een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten. Daaruit volgt dat de betrokkene ook om een kopie kan vragen van stukken die al eerder (ooit eens) zijn verstrekt.

Volgens de kantonrechter heeft de werknemer dan ook een rechtmatig belang bij afgifte van de stukken in zijn personeelsdossier die hem niet al na zijn verzoek zijn verstrekt. De kantonrechter vindt ook dat de werknemer daarbij een spoedeisend belang heeft. Hij heeft een conflict met zijn werkgever en het is voor hem van belang om te weten wat er in zijn personeelsdossier zit.

De werkgever heeft de wettelijke termijn van één maand niet in acht genomen en zonder bevel van de kantonrechter is niet te verwachten dat de werkgever de werknemer binnen een redelijke termijn zal geven waarop hij recht heeft.

Dwangsom
Oplegging van een dwangsom, als stimulans tot nakoming van de te geven beslissing, acht de kantonrechter aangewezen. De op te leggen dwangsom wordt gematigd en gemaximeerd.

De werkgever moet binnen drie werkdagen na het vonnis een kopie van de stukken waarin zij persoonsgegevens van de werknemer heeft verwerkt aan de werknemer overhandigen. Gebeurt dit niet dan volgt een dwangsom van 500 euro per dag dat de werkgever hiermee in gebreke blijft, met een maximum van 10.000 euro.