Schrijft de AVG voor hoe lang je verslagen van managementgesprekken mag bewaren?

Hoe lang mag een werkgever bijvoorbeeld de verslagen van functioneringsgesprekken bewaren van werknemers die al heel lang in dienst zijn?

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je de persoonsgegevens van werknemers in jullie administratie niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt worden. Voor een aantal gegevens in het personeelsdossier gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo moet u een kopie van het identiteitsbewijs of tewerkstellingsvergunning na uitdiensttreding van de werknemer nog vijf jaar bewaren.

Gegevens in personeelsdossier
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan er geen wettelijke bewaartermijnen, zoals voor verslagen van loopbaanplannen en functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. In dat geval wordt een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding in de regel als redelijk gezien.

In principe kan je met een goede motivatie afwijken van de richtlijn van twee jaar. Voor een werknemer die nog bij jullie organisatie in dienst is, kan een verslag van een beoordelingsgesprek dat drie jaar geleden is gevoerd nog relevant zijn. Sterker nog: je hebt mogelijk deze gegevens nodig als je bijvoorbeeld een dossier wilt opbouwen vanwege disfunctioneren van de werknemer.

Verslag van beoordelingsgesprek
Aan de andere kant is het de vraag of een verslag van een beoordelingsgesprek dat tien jaar geleden is gevoerd nu nog relevant is, en of jullie organisatie de werknemer niet te veel ‘belast’ door dit te bewaren. Je zult in dit soort situaties altijd een belangenafweging moeten maken tussen:

• het belang van jullie organisatie bij het bewaren van de gegevens; en
• het belang van de werknemer bij het verwijderen van die gegevens.

Ontstaat hierover een conflict, dan zal de rechter uitspraak moeten doen.