Terugdringen van psychisch verzuim met ontwikkel- en opleidingsbeleid

Het aantal psychische klachten bij werknemers is de laatste jaren sterk toegenomen. De aanpak van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) staat daarom hoog op de prioriteitenlijst van werkgevers.

Door het opstellen van een juist ontwikkel- en opleidingsbeleid kan je als werkgever een positieve invloed hebben op een hoge werkdruk en werkstress.

De cijfers van de afgelopen jaren liegen er niet om: de hoeveelheid psychische klachten onder werknemers neemt sterk toe. Werkdruk en werkstress veroorzaken ongeveer een derde van het verzuim.

Dit heeft uiteenlopende oorzaken, zoals (te) hoge werkeisen, het missen van steun van de leidinggevende en een slechte werk-privébalans. Ook is de werkdruk op dit moment vaak hoog door een personeelstekort als gevolg van de arbeidsmarktkrapte.

Een enigszins onderbelicht onderwerp is het evenwicht tussen de taak die een werknemer heeft en de mate van kennis en vaardigheden die hij heeft om deze taak uit te voeren. Als een werknemer onvoldoende is opgeleid om te voldoen aan de verwachtingen van de organisatie, kan dit leiden tot psychisch verzuim.

Onzeker over kennis en kunde
Een gezonde mate van uitdaging in een functie komt de motivatie en het werk doorgaans ten goede. Dit stimuleert de werknemer namelijk om creatieve oplossingen te zoeken of zich extra in te zetten.

Een lichte mate van stress op belangrijke momenten of in een onverwachts complexe situatie in het werk, is meestal geen probleem. Een vitale werknemer die zich zeker voelt over zijn kennis en kunde, is waarschijnlijk gemotiveerd om aan de slag te gaan en zal niet schromen hulp van collega’s te vragen als dit nodig is.

Stress heeft echter een negatief effect als een werknemer ervaart onvoldoende kennis of vaardigheden te hebben om het werk uit te voeren. Dit geeft een vervelend gevoel en eventuele schaamte kan een werknemer belemmeren om hulp te vragen.

Je kan hierbij denken aan een situatie waarin een werknemer niet kan bijblijven met veranderende (digitale) systemen. Of een situatie waarin iemand met minder werkervaring is aangenomen vanwege het personeelstekort, maar die nieuweling gelijk hetzelfde moet presteren als collega’s.

Het gevoel van onkunde kan zorgen voor spanning. Ook kan het uit angst voor reacties van collega’s of een leidinggevende lastig zijn voor werknemers om eventuele onkunde toe te geven. Als een werknemer zichtbaar disfunctioneert, heeft dit negatieve gevolgen voor alle betrokkenen, de werknemer voorop.

Psychisch verzuim terugdringen

Omdat het hebben van voldoende kennis en vaardigheden stress voorkomt, kan een ontwikkel- en opleidingsbeleid helpen psychisch verzuim terug te dringen. Een goed beleid stel je samen met je collega’s op. Werknemers en leidinggevenden weten tenslotte zelf doorgaans goed welke kennis en vaardigheden bijdragen aan het functioneren.

Wat iemand wil leren en wat nodig is voor een goede uitvoering van het werk, kan per individu verschillen. Tegelijkertijd kan er overlap zijn in wat teamleden kunnen en moeten leren, en zijn er mogelijk organisatiebrede ontwikkelbehoeften.

Je kan daarnaast ook bijvoorbeeld klanten vragen naar hun ervaring met jullie organisatie en de eventuele verbeterpunten vertalen naar te ontwikkelen competenties.

Stel een ontwikkel- en opleidingsbeleid op

Er zijn een aantal belangrijke stappen in het opstellen van een ontwikkel- en opleidingsbeleid die je kan  doorlopen:

• Inventariseer de leer- en ontwikkelbehoeften. Dit doe je bijvoorbeeld door betrokkenen te interviewen of door inspiratiesessies te organiseren. Denk bij betrokkenen aan de werknemers zelf, maar ook aan leidinggevenden.
  Benadruk het doel van de inventarisatie en dat de werknemers zonder benadeling eerlijk kunnen zijn over wat zij nog onvoldoende weten of kunnen.
• Maak de leerwensen concreet. Zie je bijvoorbeeld dat er op verschillende afdelingen ruimte is voor verbetering van de communicatie, specificeer dan om wat voor communicatie het gaat. Bepaal vervolgens wat er precies nodig is om de communicatie naar een hoger niveau te krijgen.
  Verduidelijk ook welk resultaat gewenst is en welke werknemers het traject gaan volgen. Dit maakt het makkelijker geschikte opleidingen en trainers te vinden.
• Stel een opleidings- en trainingsprogramma op. Zoek samenwerkingspartners voor incompany trainingen. Onderzoek daarnaast welke externe opleidingen aansluiten. En vergeet niet te onderzoeken of er collega’s zijn die het leuk vinden om anderen te trainen.

Nodige vaardigheden voor functie

In jullie beleid kan je je  richten op zowel ‘hard skills’ als ‘soft skills’. Bij hard skills gaat het om concrete vaardigheden die een werknemer nodig heeft in zijn functie. Hard skills zijn meetbare, functionele of technische vaardigheden.

Doorgaans focussen organisaties zich hier meer op dan op soft skills, omdat sneller duidelijk is wanneer iemand hierin tekortschiet. Toch kan het missen van hard skills een tijd sluimeren, zeker bij een hoog personeelsverloop en in situaties met veel nieuwe werknemers. Door tijdgebrek, werkdruk en personeelstekort gebeurt het inwerken namelijk niet altijd naar behoren.

Bedenk dus hoe je dit het beste kunt aanpakken en welke mogelijkheden er zijn om de druk op ervaren krachten te verlichten en nieuwkomers goed in te werken.

Het ontwikkelen van hard skills vergroot het geloof van een werknemer in zijn eigen kunde. Dit geeft zelfvertrouwen en komt naast de werknemer ook de organisatie ten goede. Een goed opgeleide, zelfstandige collega is behulpzamer naar anderen en beter in staat nieuwe werknemers in te werken. Zo verzeker je je ervan dat kennis op de juiste manier wordt doorgegeven. Investeren hierin is dus op de lange termijn nuttig.

Soft skills dragen bij aan het succes van een team
Omgaan met anderen
Soft skills zijn vaardigheden en kenmerken van een werknemer die laten zien hoe hij met anderen omgaat, zowel intern al extern. Ze dragen dan ook bij aan de onderlinge verhoudingen tussen collega’s en het succes van een team.

Je kan bij soft skills denken aan onder meer communicatie, wijze van relaties opbouwen, flexibiliteit, houding en assertiviteit. Bij klantcontact kan het gaan om de mate van klantgerichtheid van de werknemer.

De klant zal door ontwikkeling van deze skill uiteindelijk beter geholpen worden en ook de werknemer leert beter met onprettige situaties om te gaan. Dit vermindert eventuele frustraties en vergroot de controle van de werknemer over de situatie.

Een ander voorbeeld is timemanagement. Als werknemers beter prioriteiten leren stellen en hun tijd efficiënt leren indelen, zijn ze mogelijk beter in staat om met werkdruk om te gaan. Dit verhoogt de productiviteit en werkt stressverlagend.

Soft skills zijn soms lastiger inzichtelijk te maken, omdat ze ook te maken hebben met de persoonlijkheid van een werknemer. Toch bestaan hiervoor ook voldoende ontwikkelmogelijkheden en draagt de ontwikkeling van soft skills bij aan hoe kundig een werknemer zich voelt in het uitvoeren van zijn functie. Dit voorkomt of vermindert werkstress, wat weer bevorderend werkt voor de sfeer in het team.