Div
Vertrouwenspersoon aanstellen: waar moeten jullie als organisatie op letten?
29 september 2026
Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol spelen bij het voorkomen en bespreekbaar maken van grensoverschrijdend gedrag.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is op zichzelf geen garantie voor een sociaal veilige werkomgeving, maar kan voor medewerkers wel de drempel verlagen om ongewenst gedrag of andere problemen aan te kaarten. Voor de functie van vertrouwenspersoon bestaan op dit moment geen wettelijke voorschriften. Organisaties hebben daardoor ruimte om de functie zelf vorm te geven. Wie daarbij houvast zoekt, kan gebruikmaken van het functieprofiel van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Volgens het functieprofiel van de LVV heeft een vertrouwenspersoon drie belangrijke taken. De vertrouwenspersoon biedt opvang, begeleiding en advies aan medewerkers die te maken hebben of hebben gehad met bijvoorbeeld agressie, geweld, pesten, discriminatie of seksuele intimidatie. Daarnaast informeert de vertrouwenspersoon medewerkers en leidinggevenden over de eigen rol en werkwijze. Afhankelijk van de organisatie kan de vertrouwenspersoon ook beschikbaar zijn voor andere groepen, zoals leerlingen, cliënten of patiënten.
Een derde taak is het adviseren van het management over het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag. Dat kan zowel op verzoek van het management als op eigen initiatief van de vertrouwenspersoon.
Vertrouwelijkheid is essentieel
Een vertrouwenspersoon krijgt te maken met persoonlijke en vaak gevoelige informatie. Discretie is daarom een essentiële competentie. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en moet vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen, ongeacht over wie een melding gaat.
Dat geldt dus ook wanneer een melding betrekking heeft op bijvoorbeeld een directielid of de eigen leidinggevende van de vertrouwenspersoon. Informatie over een situatie kan alleen met anderen binnen of buiten de organisatie worden gedeeld als de melder daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.
Intern of extern?
Organisaties kunnen kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Beide opties hebben voor- en nadelen. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de mensen die er werken. Dat kan het gemakkelijker maken om contact te zoeken. Diezelfde betrokkenheid bij de organisatie kan de onafhankelijke positie echter ook ingewikkelder maken.
Het is daarom belangrijk mogelijke belangenverstrengeling te voorkomen. Functies waarbij snel sprake kan zijn van een dubbele rol, zoals HR-professional, leidinggevende of lid van de medezeggenschap, zijn om die reden minder geschikt om te combineren met de rol van vertrouwenspersoon.
Een externe vertrouwenspersoon staat verder van de organisatie af, is onafhankelijk en heeft vaak meer ervaring met het behandelen van meldingen. Een combinatie is eveneens mogelijk: een organisatie kan een interne vertrouwenspersoon aanstellen die ondersteuning krijgt van een externe professional. In het beroepsregister van de LVV is na te gaan of een externe vertrouwenspersoon gecertificeerd is.
Onderdeel van een bredere aanpak
Welke vorm een organisatie ook kiest, de kwaliteit en positie van de vertrouwenspersoon zijn belangrijk. Het aanstellen van iemand voor deze functie moet bovendien niet als eindpunt worden gezien. Een vertrouwenspersoon is één van de instrumenten waarmee een organisatie kan werken aan een sociaal veilige werkomgeving. Het bredere beleid en de manier waarop binnen de organisatie met ongewenst en grensoverschrijdend gedrag wordt omgegaan, blijven minstens zo belangrijk.