Zo voorkom je een overschot aan vakantiedagen

′Niet zo gek dus dat werknemers al die vrije dagen niet op krijgen. Maar het is wel een probleem, zowel voor de werknemer als de werkgever′. Maaike Hilhorst adviseert werkgevers over vakantiewetgeving. Als werkgever is het goed om te zorgen dat je werknemers voldoende verlof nemen, benadrukt ze. ′Vakantie is belangrijk, want werknemers hebben vrije tijd nodig om bij te komen. Zo’n periode van herstel verlaagt ook hun stressniveau, zodat ze hun werk beter aankunnen.′

Oorzaken van overschot vakantiedagen

Er kunnen allerlei redenen zijn waarom medewerkers te veel vrije dagen over hebben. Zo bouwen zij ook tijdens ziekte en zwangerschapsverlof vrije dagen op, terwijl ze minder tijd hebben om die uren op te maken. En tijdens de coronacrisis namen mensen bijvoorbeeld minder vrije dagen op, omdat ze niet op vakantie naar het buitenland konden.

′Op de krappe arbeidsmarkt komt het vaker voor dat medewerkers overwerken′, vertelt Hilhorst. ′Die uren mogen zij soms compenseren met een tijd-voor-tijdregeling. Als ze veel vrije uren goed te maken hebben, komen ze niet meer toe aan hun vakantiedagen.′

Risico’s overschot voor de werkgever

Wettelijk gezien hebben werknemers recht op minimaal vier keer het aantal uren dat zij per week werken. Als ze deze wettelijke vakantiedagen niet opnemen, vervallen die een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantie-uren verjaren vijf jaar na opbouw.

Maar dat geldt alleen als de werkgever medewerkers goed geïnformeerd hebt over die vervaldatum, waarschuwt Hilhorst. Doe je dat niet, dan blijven die vrije dagen op de balans staan. Het loon dat overeenkomt met de vrije dagen moet je namelijk reserveren. Dat drukt de bedrijfswinst en beperkt de investeringsmogelijkheden.

Verder kun je als werkgevers te maken krijgen met een krappe vakantieplanning als je medewerkers ineens allemaal tegelijk hun opgespaarde uren willen opnemen. Genoeg reden dus om een zogenaamd ‘stuwmeer aan verlof’ te voorkomen.

Tip 1 Informeer je medewerkers

Een vakantiestuwmeer voorkomen begint met een goede administratie. Leg dus goed vast hoeveel dagen medewerkers hebben en wanneer die vervallen of verjaren. ′Licht medewerkers daar actief over in, dat ben je verplicht′, adviseert Hilhorst. ′Informeer je medewerkers liefst schriftelijk, bijvoorbeeld standaard in december of januari. Laat weten wanneer hun wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen vervallen of verjaren en hoeveel ze er nog over hebben.′

Motiveer medewerkers die verlofuren tijdig op te nemen. ′Doe je dat niet, dan kunnen werknemers er aanspraak op blijven maken.′

Tip 2 Bepaal collectieve vakantiedagen

Ligt het werk in uw organisatie vrijwel stil in de kersttijd? Valt een vrije dag als Koningsdag op een donderdag en is het vrijdag dus rustig op de zaak? Je kan overwegen collectieve vakantieweken of -dagen vast te leggen. In die periode hebben alle medewerkers verplicht verlof.

Hilhorst: ′Dit moet je wel vooraf afspreken met je medewerkers, bijvoorbeeld in het arbeidscontract of personeelshandboek. Voor bepaalde branches staan al mogelijkheden voor collectief verlof in de cao. Denk aan de bouwvak.′

Tip 3 Betaal bovenwettelijke vakantiedagen uit

Medewerkers die vrije dagen over hebben, mogen hun bovenwettelijke vakantie-uren ook tijdens het dienstverband laten uitbetalen. ′Dat kan aantrekkelijk zijn, zeker in tijden van inflatie′, zegt Hilhorst. ′Informeer medewerkers dus over deze mogelijkheid.′

Een medewerker kan zijn bovenwettelijke vakantiedagen ook ruilen voor andere arbeidsvoorwaarden. Denk aan een cursus of een fiets van de zaak. Hilhorst: ′Over elke uitruil moeten, bijvoorbeeld via een persoonlijk keuzebudget (PKB) of de cafetariaregeling, schriftelijke afspraken gemaakt worden.′

Het kan zijn dat er al een regeling over het kopen en verkopen van vakantiedagen is opgenomen in jouw cao. Controleer dat voordat je zelf afspraken maakt met je personeel.

Tip 4 Beperk bijkopen

Werknemers mogen soms ook bovenwettelijke dagen bijkopen. ′ Als je dat toestaat, verbind daar dan voorwaarden aan′ , adviseert Hilhorst. ′ Er zijn namelijk medewerkers die vakantiedagen bijkopen, maar niet opnemen. Dan staan er dus extra verlofuren op jouw balans. Als het salaris van je medewerker stijgt, gaat ook de waarde van die uren omhoog. Die kosten kunnen in vijf jaar flink oplopen.’

Wil je bijkopen toestaan, maak dan heldere afspraken. Deze regeling kunt u opnemen in een cao, het personeelshandboek of in arbeidsvoorwaardenregelingen.

Tip 5 Kijk kritisch naar bovenwettelijke vakantiedagen en verlofpotjes

Hebben veel medewerkers in jullie organisatie een overschot aan vakantie-uren? Onderzoek dan of jullie verlofregelingen nog voldoen aan de behoefte van je medewerkers. Misschien bied je wel te veel bovenwettelijke vakantiedagen of zijn er te veel verlofpotjes. Bespreek het in cao-overleg of overleg met je personeel. Je kunt namelijk afspreken om minder vakantiedagen toe te kennen in ruil voor iets waar medewerkers wel behoefte aan hebben, zoals hoger loon.