Junior office manager

Al meer dan 35 jaar staat Groningen in januari een paar dagen op zijn kop door ESNS, het Europese muziekplatform voor meer dan 4.000 muziekprofessionals, jaarlijks ruim 350 Europese acts en duizenden muziekliefhebbers. ESNS heeft als missie meer aandacht te genereren voor Europese popmuziek en Europese artiesten een effectieve springplank te bieden naar internationaal succes. De belangrijkste activiteiten zijn de conferentie, de festivals Eurosonic en Noorderslag en de twee Europese projecten: de Music Moves Europe Awards en het ESNS Exchange programma. De speerpunten van het beleid zijn de komende jaren: wereldwijd Nederlandse en Europese artiesten centraal zetten, duurzaamheid, inclusiviteit en verjonging. ESNS werkt volgens de volgende codes: Code Diversiteit & Inclusie, Fair Practice Code en Governance Code Cultuur, en is aangesloten bij de Green Deal en Key Change. ESNS (Eurosonic Noorderslag) ambieert in haar organisatie een afspiegeling te zijn van de wereld waarin we leven (en de sector waarin we werken). We nodigen iedereen, van alle culturele/sociale achtergronden, uit om te solliciteren. ESNS is georganiseerd in de afdelingen Bedrijfsvoering, Programma, Productie en Business & Development. De junior office manager is onderdeel van team Bedrijfsvoering en valt onder verantwoordelijkheid van Hoofd Bedrijfsvoering.

Ben jij een enthousiaste duizendpoot die het leuk vindt om zowel administratieve, beleids- en facilitaire taken op te pakken en vind je het leuk om op de werkvloer bezig te zijn en ons hoofdkantoor in Groningen te helpen managen? Dan ben jij degene die wij zoeken!

Functie

ESNS is per 1 februari op zoek naar een junior office manager voor 0,4 fte (freelance of dienstverband). Als junior office manager heb je een faciliterende en centrale rol in de organisatie. Je primaire rol is het ondersteunen van de office manager. Samen met de office manager ben jij het vaste aanspreekpunt op het hoofdkantoor in Groningen voor allerlei praktische zaken, zowel voor ESNS medewerkers als voor de onderhuurders van het ESNS kantoor. In overleg kunnen er ook taken vanuit andere afdelingen toegevoegd worden, we verwachten dus wat extra flexibiliteit. Maar dit brengt ook zeker kansen met zich mee: een kijkje in de keuken bij meerdere afdelingen! Eén ding staat vast: de werkzaamheden zijn afwisselend.

Je hebt de volgende taken en verantwoordelijkheden:

Vast aanspreekpunt op kantoor voor allerlei praktische zaken.
Verantwoordelijk voor telefoon- en mailbehandeling. Verwerking inkomende en uitgaande correspondentie
Verantwoordelijk voor de inkoop en het plaatsen van bestellingen.
Plannen en notuleren van vergaderingen.
Ondersteuning office management op het gebied van HR.
Ondersteuning office management op het gebied van IT: verstrekken e-mailadressen, drive toegang, etc.
Ondersteuning beleidsmedewerkers met administratieve taken.
Zorgdragen voor de interne mededelingen en invulling van de nieuwsbrief.
Organiseren van uitjes en activiteiten voor medewerkers.
In overleg kunnen er ook een aantal taken vanuit andere afdelingen toegevoegd worden.

Vereisten

Wie ben jij?

ESNS is op zoek naar een leergierige en enthousiaste medewerker die het volgende meebrengt:
Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
Accuraat, zelfstandig en stressbestendig.
Pro-actieve werkhouding. Je houdt van afwisselend werk.
Bij voorkeur woonachtig in het Noorden van het land.
Ervaring in het gebruik van Microsoft Excel, Google Drive en Gmail of het leuk vinden om dit te leren.
Je bent beschikbaar op woensdag en vrijdag.

Wij bieden een toffe werkplek op ons kantoor in Groningen bij een van de grootste showcase conferenties en festivals van Europa. We bieden je een parttime baan aan op basis van een tijdelijk dienstverband of zzp-opdrachtovereenkomst in de context van ons internationaal gerenommeerde evenement. Je werkt in een ambitieuze organisatie met medewerkers door heel Nederland en partners in binnen- en buitenland. We houden ons hoofdkantoor in Groningen en hebben een klein kantoor in Amsterdam-Noord. Je werkt 2 dagen per week op ons kantoor in Groningen. Wij bieden een parttime overeenkomst of overeenkomst van opdracht aan, gebaseerd op schaal 4 conform CAO Poppodia en- Festivals 2022-2023.

Heb je interesse?

Heb je naar aanleiding van deze vacature vragen of behoefte aan meer informatie dan kan je bellen naar 050-7440335 en vragen naar Marijke Woering. Je kan solliciteren t/m 5 januari 2023 via https://esns.recruitee.com/o/junior-office-manager. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 9 januari.