Bestuur

Het VNPF bestuur:

  • Ruurd Bierman – Directeur Mediafonds en EBU consultant – Voorzitter
  • Majel Blonden – PAARD
  • Cok Buijs – Valkhof Festival – Penningmeester
  • Frens Frijns – 013
  • Kelly Hammer – Burgerweeshuis
  • Kitty Koelemeijer – Nyenrode Business Universiteit
  • Bjorn Schipper – Schipper Legal

De VNPF-bestuursleden ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding of vacatiegeld.
Voor het personeel van het VNPF-bureau wordt de cao-NPF toegepast.

Het VNPF-bestuur heeft bestuursreglement dat is vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 april 2017. Dat geldt ook voor het directiereglement. De reglementen zijn bij het VNPF-bureau op te vragen.

Governance Code Cultuur

Alhoewel de Governance Code Cultuur (2019) vooral geschreven lijkt voor artistiek producerende organisaties met een Raad van Toezicht model en niet voor een vereniging met een bestuur die voor een groot deel bestaat uit, per definitie, niet-onafhankelijke leden, past de VNPF de acht principes van de Governance Code Cultuur wel degelijk toe.

Principe 1 – De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren.

De maatschappelijke doelstelling van de VNPF manifesteert zich vooral in het behartigen van de belangen van de aangesloten leden en het bewerkstelligen en behouden van erkenning van de maatschappelijke, economische en culturele betekenis van in het bijzonder de functie van de popmuziek als podiumkunst.

Principe 2 – De organisatie past de principes van de Governance Code Cultuur toe en licht toe hoe zij dat heeft gedaan.

De organisatie volgt de aanbevelingen op en wijkt daar alleen gemotiveerd van af.

Principe 3 – Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer.

Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen. Alle aanbevelingen op deze principes worden nageleefd. De manier waarop het VNPF-bestuur deze principes hanteert wordt tegelijk beschreven. Als er binnen het VNPF-bestuur een vermoeden van belangenverstrengeling is, dan is er een open en veilige sfeer binnen het VNPF-bestuur waarin dat benoemd kan worden.

De Governance Code Cultuur schrijft voor dat toezichthouders – in het geval van de VNPF: bestuurders – onafhankelijk moeten zijn, maar dat is onmogelijk in een ledenvereniging die mede bestuurd wordt door aangesloten leden. Dat levert soms discussie(s) op. Bestuursleden zijn zich
echter wel bewust van de kans op mogelijke ongewenste belangenverstrengeling en het bestuur wil ook werken aan om alleen al de schijn hiervan te voorkomen. Besluiten worden na discussie met elkaar meestal unaniem genomen. In 2021 is er geen sprake geweest van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdige belangen.

Het VNPF-bestuur vindt het daarnaast problematisch dat het niet heel divers qua samenstelling is. Daarom wordt, onder externe begeleiding, gekeken naar een nieuwe governance-structuur. Dat traject wordt in 2022 afgerond. 
Er wordt door het bestuur regelmatig stil gestaan bij de verschillende risico’s. Een keer per jaar ook zeer expliciet. Deze risico’s en de te nemen maatregelen staan globaal ook beschreven in dit verslag. Het verslag bij de jaarrekening 2021 is ook open over het beloningsbeleid en de nevenfuncties van de
directie en de bestuurders.

Principe 4 – Bestuurders en toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.

Alle aanbevelingen op dit principe worden nageleefd. Er is een VNPF-bestuursreglement, er is een VNPF-directiereglement. Deze worden beide in acht genomen door zowel bestuur als directie. Dit verslag bij de jaarrekening 2021 maakt melding van het gehanteerde besturingsmodel. De organisatiestructuur en financiële inrichting (er is een protocol AOIC- een protocol administratieve organisatie en interne controle) zijn helder en maken een eenduidige toedeling mogelijk van de directie en bestuurlijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 
Het bestuur is wel van mening dat het besturingsmodel knelt. Gezien de omvang en complexiteit van de organisatietaken van de vereniging is het voor individuele bestuursleden niet langer mogelijk op  een verantwoorde wijze zicht te houden op de dagelijkse gang van zaken noch de kwaliteit van alle uitgevoerde werkzaamheden. Het is ook onhaalbaar dit als onbetaalde nevenactiviteit in zijn volle omvang te verwachten van bestuursleden. Ook daarom worden de mogelijkheden van een andere governance-structuur onderzocht. Het was gepland dit eind 2021 begin 2022 af te ronden. Echter COVID-19 zorgt niet voor uitstel, maar voor vertraging. Inmiddels zijn er nieuwe concept statuten. Er is een commissie van leden die de geraadpleegd wordt op weg naar het nieuwe besturingsmodel. De directie legt verantwoording af aan het bestuur en geeft deze alle informatie die nodig is voor het goed kunnen functioneren als bestuur. De directie rapporteert aan het bestuur over contacten met de externe belanghebbenden. Dit gaat om de aard, inhoud en resultaten van deze contacten.

De VNPF kent geen medezeggenschapsorgaan. De betrokkenheid van de medewerkers bij het beleid van de organisatie is groot. Het bestuur kan te allen tijde, buiten de directie om, terecht bij de medewerkers, ook over het functioneren van de directeur. Het bestuur vervult zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol. Het bestuur heeft ook voor 2021 voor een volledige accountantscontrole gekozen.

Principe 5 – De directie is verantwoordelijk (niet eindverantwoordelijk) voor de uitvoering van algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. Het bestuur blijft hier eindverantwoordelijk voor.

Alle aanbevelingen op dit principe worden nageleefd. De directie weegt daarbij de culturele en cultuurpolitieke en zakelijke belangen van de aangesloten leden en externe belanghebbenden op zorgvuldige wijze af.

Principe 6 – De directie gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de
organisatie.

Alle aanbevelingen op ook dit principe worden in acht genomen. De directie heeft gezorgd voor een goede en veilige werkomgeving, medewerkers worden hierbij betrokken. Van een interne gedrags- of integriteitscode is geen sprake, daar lijkt de organisatie te klein voor. Voor het personeel is er wel een vertrouwenspersoon in het bestuur. Dat is in de huidige samenstelling de voorzitter. De toelichting over hoe primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden worden toegepast staan in het verslag bij de jaarrekening beschreven.

Principe 7 – Het bestuur voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een professionele en onafhankelijke wijze uit.

De aanbevelingen, indien van toepassing (zo is er bijvoorbeeld geen sprake van externe financiers waar toezichthouders mee in contact zouden moeten treden), behorend bij dit principe worden allen nageleefd. Een deel daarvan is elders in dit verslag reeds toegelicht. De rechtsvorm en de manier waarop de VNPF als belangenvereniging is georganiseerd dwingt het bestuur al om de belangen van de aangesloten leden goed te monitoren. Het bestuur leunt hierbij zwaar op de informatie verstrekt door de directie van het bureau, maar VNPF-leden hebben ook onderling contact.
Het bestuur verleent opdracht aan een extern accountant. Er is ook voor 2021 gekozen voor een volledige accountantscontrole. Het bestuur vervult zijn verschillende rollen, hoofdzakelijk tijden de bestuursvergaderingen maar ook wel daarbuiten.
Wat niet of nauwelijks gebeurt is dat bestuurders optreden als ambassadeur en de vereniging representeren bij externe gelegenheden. Het bestuur laat dat, in vertrouwen, aan de directie.

Principe 8 – Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.

Dit werkt bij een vereniging als de VNPF anders. Het bestuur en/of de algemene ledenvergadering draagt bestuursleden voor, die uiteindelijk door de ledenvergadering worden gekozen. Het huidige Huishoudelijk reglement schrijft de zetelverdeling voor. Er is een rooster van aftreden.
De aanbeveling dat nieuwe bestuurders na hun benoeming een introductieprogramma aangeboden krijgen, is bij de VNPF niet van toepassing. Leden die zich kandidaat stellen kennen over het algemeen de vereniging en het beleid dat wordt gevoerd. Betreft het externe bestuursleden dan worden er vooraf kennismakingsgesprekken met de directie en een delegatie van het bestuur gevoerd.
Voor de verschillende bestuursfuncties zijn er profielen. De nevenfuncties van de bestuursleden en de directie worden altijd vermeld in het verslag bij de jaarrekening. Dat geldt ook voor het rooster van af- en aantreden.